Wat in 2002 begon als een kleinschalig initiatief van de broers Joop en Arie Paul, in een schuur in Bergschenhoek, is inmiddels uitgegroeid tot een gevestigde naam in zonwering, kozijnen, overkappingen, raamdecoratie en horren. Paul & Paul bedient vandaag de dag een breed klantenbestand vanuit drie vestigingen, met een werkgebied dat reikt van Utrecht tot de Rijnmond.

Het bedrijf telt inmiddels zo’n 35 medewerkers, aangevuld met een flexibele schil van ZZP’ers. De dagelijkse leiding is in handen van Bas van der Dussen en Rob Schipper, die het bedrijf stap voor stap verder uitbouwen. Die groei bracht ook nieuwe uitdagingen met zich mee, met name op het gebied van efficiëntie en structuur. De overstap naar Blueprint was dan ook een bewuste keuze om verdere professionalisering mogelijk te maken.

We spraken met Bas en Rob over hun ervaringen met Blueprint en wat de software in de praktijk oplevert.

Even Kennismaken met Paul & Paul

• Kunnen jullie Paul & Paul kort introduceren? Wat doen jullie precies en waar zijn jullie gevestigd?Paul & Paul, met onze hoofdvestiging in Bergschenhoek en showrooms in Krimpen en Alphen aan den Rijn, focust zich op de verkoop en plaatsing van zonwering, kozijnen, overkappingen, raamdecoratie en horren. We adviseren klanten in onze showrooms en leveren maatwerkproducten, afkomstig van diverse leveranciers uit Europa en soms zelfs daarbuiten. Deze plaatsen we bij zowel particulieren als B2B-klanten zoals aannemers en architecten. We zijn een jonge, snelgroeiende organisatie die de regio steeds beter bezet, met plannen voor verdere uitbreiding.
• Hoe zijn jullie in contact gekomen met Blueprint? En hoe was dit eerste contact?Dat is wel grappig gegaan. Lars van Blueprint nam al lang geleden contact op. We werkten toen met een ander programma en in het begin liep het contact wat stugjes; er was simpelweg nog geen directe behoefte aan een nieuw digitaal programma. Later, toen er intern het een en ander veranderde en we specifiek zochten naar een plansysteem, kwam Blueprint opnieuw op ons pad. Een collega had een positief gesprek gehad met Lars en adviseerde ons om toch eens te kijken. Hoewel we aanvankelijk terughoudend waren om alles weer om te gooien, pakte het gesprek met Lars positief uit. Hij kwam precies op het juiste moment. Het contact, ook later met het team van CodeFlex op hun locatie, was gemoedelijk, los, makkelijk en tegelijkertijd serieus en gezellig. Die persoonlijke klik en de vergelijkbare, jonge en speelse manier van ondernemen gaven vertrouwen.

De Overstap naar Blueprint

• Wat waren de verwachtingen voordat jullie met Blueprint van start gingen?Eerlijk gezegd waren we best zenuwachtig. Het was een grote stap. We hoopten vooral op een gebruiksvriendelijk systeem dat onze processen, met name de planning, zou verbeteren. We hadden wel wat verwachtingen op het gebied van data-analyse op managementniveau; daar zagen we in het begin nog verbeterpunten, hoewel dat nu steeds beter wordt en we weten dat er nog mooie dingen op dat gebied aankomen. Ook waren sommige productconfiguraties via de Logyx configurator in het begin nog niet helemaal perfect, maar dat heeft ons ironisch genoeg ook veel geleerd over onze eigen producten, omdat we gedwongen werden nog dieper in de details te duiken. Nu loopt dat ook helemaal top. Het gebeurt nu zelfs weleens dat wij denken dat iets wel of niet kan, en dat de productconfigurator het uiteindelijk beter blijkt te weten.
• Hoe verliep de overstap naar Blueprint?De overstap zelf verliep verrassend goed, zeker voor de monteurs en de rest van de buitendienst. Bij een vorige systeemwissel hadden we een geleidelijke overgang, maar met Blueprint hebben we besloten om direct alles – verkoop, inkoop, planning – over te zetten, behalve de facturatie initieel. Ik heb die zondag ervoor niet kunnen slapen van de zenuwen! Maar op dag één werd ik maar een paar keer gebeld door monteurs, en de enige vragen waren: ‘Wat is mijn wachtwoord?’ en ‘Hoe klik ik op een klus?’. Daarna hoorden we eigenlijk niemand meer en liep alles retegoed. Iedereen was direct heel tevreden.
• Hoe kijk je terug op de overstap?Het was een spannende, grote overgang, maar het pakte goed uit. De logische termen en benamingen in Blueprint maakten het voor iedereen snel begrijpelijk. In het begin was het programma wellicht perfect voor een kleinere onderneming, maar we zien dat het met ons meegroeit. Het analyseren en sturen op data had in het begin wat meer aandacht nodig voor een bedrijf van onze omvang, maar daar worden continu stappen in gemaakt. De uitdaging is nu hoe Blueprint zich verder verhoudt als we nog groter worden en als keten gaan opereren, maar dat zien we als een mooie, gezamenlijke uitdaging.

Dagelijkse Impact

• Wat is er concreet veranderd binnen jullie bedrijf door Blueprint?Er is best veel veranderd. Het meest zichtbaar is dat onze monteurs nu op tablets werken. Dit betekent dat ze altijd alle benodigde informatie, inclusief foto’s, bij de hand hebben. De communicatie tussen de afdelingen is ook een stuk verbeterd.
• Welke voordelen levert Blueprint jullie op?De grootste voordelen zijn minder fouten en een hogere snelheid van handelen. Monteurs gaven aan: ‘We hebben lekker veel informatie bij ons.’ Het hele proces, van offerte tot montage, is nu veel meer gestroomlijnd. De tandwieltjes tussen de afdelingen draaien beter in elkaar omdat iedereen het programma beter snapt. Dit heeft zelfs het werkgeluk op de afdelingen verhoogd. Collega’s die soms sceptisch waren over nieuwe systemen, zijn nu ook om. Iedereen heeft het gevoel dat ze beter en makkelijker kunnen computeren. Ik ben zelf soms sneller dan het systeem omdat ik precies weet waar ik moet klikken!
• Wat vinden de mensen in de verkoop, boekhouding en buitendienst (apart) van het programma?
  • Verkoop & Buitendienst: Zoals gezegd, de buitendienst was er snel aan gewend en blij mee. De verkoop liep in het begin soms tegen de productconfiguraties aan, maar dat was vaak ook een leerproces over onze eigen producten. Nu loopt dat goed. De gebruiksvriendelijkheid is een groot pluspunt.
  • Boekhouding: De boekhoudintegratie met Exact heeft wat tijd gekost maar die is er nu! Maar de API-koppeling met Mollie voor betalingen is echt een fantastische toevoeging; dat scheelt ons enorm veel werk! We hopen zelfs dat klanten via Mollie betalen. Het versturen van facturen gaat snel, en ook in recente updates zitten weer op dat gebied mooie toevoegingen. Ook de mogelijkheid om met drie termijnen te factureren voor onze kozijnenafdeling, die later is toegevoegd, is een belangrijke verbetering.

Klantgericht Werken

• Wat merk je bij Blueprint op het gebied van de communicatie tussen Paul & Paul en de klant?Klanten reageren verrassend positief op de digitale mogelijkheden, zoals het digitaal ondertekenen van offertes. In de zonwering- en kozijnenbranche zijn er nog veel traditionele werkwijzen, dus het was best spannend om zo’n digitale stap te maken. Maar het wordt goed ontvangen. Ook in de showroom krijgen we leuke reacties als klanten zien hoe makkelijk een prijs uitgerekend kan worden. Je kunt het bijna de klant zelf laten doen. De offertes zien er netjes en gelikt uit. Het is hufterproof: de prijs die je ziet, is de prijs die de klant betaalt, zonder gedoe met prijsboeken.
• Wat vinden klanten van de automatische mails, monteurs met tablets, en het digitaal ondertekenen/betalen van orders?Over het algemeen erg positief. Af en toe krijgen we nog een mailtje met de vraag of een digitale ondertekening goed is aangekomen, maar het gebruik ervan is hoog. De documentatie en communicatie via mail is duidelijk en netjes. Wel zien we dat we op het gebied van proactieve communicatie, zoals sms’jes over de aankomsttijd van een monteur, nog kunnen leren van grote spelers als Coolblue. Maar voor nu is wat Blueprint biedt absoluut ruim voldoende en professioneel voor onze klanten.

Financieel en Zakelijk Effect

• Heeft Blueprint invloed gehad op jullie cijfers?Dat is een vraag die we beter na de zomer kunnen beantwoorden, als we een volledig jaar met Blueprint hebben gedraaid.
• Zo ja, hoe kun je dit uitdrukken in efficiëntie, foutmarge en betere interne communicatie?Voor ons gevoel maken we nu minder fouten bij het inmeten op tablets en in het verwerken van verkooporders, mede dankzij de steeds completere productconfiguraties in Logyx. De foutmarge is dus gedaald. Qua efficiëntie betaalt Blueprint zich voor mij persoonlijk zeker uit; ik heb meer tijd en rust, hoewel het in drukke periodes nog steeds alle hens aan dek is om alles te controleren. Maar over het algemeen is er minder correctiewerk nodig omdat iedereen het systeem beter begrijpt. Een goede implementatie en training van medewerkers is hierin cruciaal; begin niet te snel en zorg dat iedereen het goed snapt.

De Samenwerking met het Blueprint-Team

• Hoe ervaar je de service van Blueprint?De service, via de helpdesk en supportverzoeken, is goed. We krijgen snelle en duidelijke reacties. Soms weet ik zelf niet eens meer precies wat mijn oorspronkelijke vraag was, dus het zou handig zijn als de oorspronkelijke casus altijd herhaald wordt in de reactie, maar de snelheid en kwaliteit van de antwoorden zijn prima. We begrijpen ook dat niet elk probleem binnen 8 uur opgelost kan zijn, zeker als het complexe zaken betreft.
• En hoe ervaar je de samenwerking met team Blueprint/CodeFlex?De samenwerking is gezellig en goed. Er wordt niet zomaar wat gedaan. Ontwikkelingen duren soms wat langer, maar als het er eenmaal is, is het perfect. Dat is een compliment waard. Ze denken goed na over oplossingen. Het is fijn dat zij ook openstaan voor feedback en dat ontwikkelingen van andere klanten ook voor ons voordelen kunnen opleveren, al betekent het soms ook dat niet alles exact op onze manier kan omdat het een standaardpakket is. Maar die balans is er zeker.

Tot Slot

• Hoe zien jullie Blueprint en andere maatwerksoftware voor jullie in de toekomst?We zien veel potentie, vooral in de verdere ontwikkeling van ketenfunctionaliteit nu we met meerdere vestigingen werken. Denk aan het kunnen switchen tussen locaties, maar wel met gescheiden data. Verder zijn er wensen zoals magazijnbeheer met het scannen en inboeken van producten, het aanmaken van retourbonnen, en het sturen van sms-notificaties naar klanten als een monteur onderweg is. Meer directe API-connecties met leveranciers voor automatisch bestellen is ook welkom, of op zijn minst een e-mailknop in het systeem om bestellingen direct vanuit Blueprint naar leveranciers te sturen, wat ook helpt met de statusopvolging. Elke knop die een handmatige actie of statuswijziging overbodig maakt, is winst.
• Zou je Blueprint aanraden aan andere vakwerkspecialisten?Ja, volmondig ja! We hebben Lars al vaker gezegd dat hij ons altijd mag opgeven als referentie. We hebben al diverse collega-bedrijven gesproken en onze ervaringen gedeeld, bijvoorbeeld op beurzen of als ze ons bellen. Dus ja, zeker aan te raden.

Het verhaal van Paul & Paul laat zien hoe slimme digitalisering écht verschil maakt. Dankzij Blueprint werken zij efficiënter, maken ze minder fouten en is er meer rust en overzicht in het hele proces, van offerte tot oplevering. Tegelijk blijft de klant centraal staan, met duidelijke communicatie en een professionele uitstraling.

Wij zijn trots dat we Paul & Paul mogen ondersteunen bij hun volgende fase. Hun ervaringen bevestigen waar Blueprint voor staat: een praktische, complete oplossing die vakspecialisten écht verder helpt.

Bent u ook klaar om meer overzicht, grip en professionaliteit in uw bedrijf te brengen?

Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende demo. Mail ons via [email protected] of bel 040 782 0212.

We denken graag met u mee over de beste oplossing voor uw unieke situatie.