Hoe Avalon – Exclusive Outdoor Solutions 10 tot 15 uur per maand bespaart met Blueprint

Avalon – Exclusive Outdoor Solutions wilde meer grip krijgen op de dagelijkse processen en afscheid nemen van veel handmatig werk. Door de overstap naar Blueprint, zonwering software die administratie, planning en klantcommunicatie samenbrengt, heeft het bedrijf uit Eindhoven zijn werkwijze grotendeels gedigitaliseerd.

Het resultaat: meer overzicht, efficiëntere samenwerking en een geschatte tijdsbesparing van 10 tot 15 uur per maand.

We spraken met Hein van Avalon over de overstap naar Blueprint en de impact op de dagelijkse werkzaamheden.

Van handmatig werken naar één digitaal proces

Avalon – Exclusive Outdoor Solutions bestaat inmiddels twintig jaar en is gespecialiseerd in flexibele terrasoplossingen, zoals lamellendaken, vouwdaken en textieldaken. Daarnaast verzorgt het bedrijf onderhoud voor bestaande klanten binnen de zonweringsbranche.

Voor de overstap naar Blueprint verliepen verschillende processen nog handmatig. Administratie werd bijgehouden met fysieke mappen, pakbonnen werden geschreven en foto’s werden via WhatsApp gedeeld en later opgeslagen.

De wens om deze processen verder te digitaliseren was dan ook de belangrijkste reden om op zoek te gaan naar nieuwe zonwering software.

Tijdens de Zonwering Expo in Houten kwam Avalon in contact met Blueprint. Na een eerste kennismaking werd de stap naar digitalisering gezet.

Meer overzicht in de dagelijkse werkzaamheden

Sinds de overstap werkt Avalon vanuit één centraal systeem.

De administratie is grotendeels gedigitaliseerd en fysieke mappen zijn vrijwel verdwenen. Ook de planning is overzichtelijker geworden doordat alle werkzaamheden vanuit één centrale planning worden beheerd. Hierdoor kan het team eenvoudiger vooruit plannen en sneller schakelen wanneer werkzaamheden veranderen.

Ook de buitendienst profiteert hiervan. Monteurs kunnen vooraf de planning en belangrijke opmerkingen bekijken, waardoor zij beter voorbereid naar een klant vertrekken.

Foto’s en informatie altijd op de juiste plek

Een belangrijk voordeel voor Avalon is dat alle informatie direct beschikbaar is op de juiste plek.

Waar foto’s eerder via WhatsApp werden doorgestuurd en handmatig op de computer werden opgeslagen, worden deze nu direct gekoppeld aan de juiste klant en opdracht. Zo beschikt iedereen binnen het bedrijf over dezelfde actuele informatie.

10 tot 15 uur tijdsbesparing per maand met zonwering software

De overstap naar Blueprint heeft volgens Avalon niet direct geleid tot meer omzet, maar wel tot een efficiëntere manier van werken.

Door processen te automatiseren en informatie centraal beschikbaar te maken, bespaart het bedrijf naar schatting 10 tot 15 uur per maand.

Deze tijd wordt vervolgens ingezet voor andere belangrijke werkzaamheden. Monteurs hebben bijvoorbeeld meer ruimte om hun bedrijfswagens op orde te brengen, terwijl het kantoorteam meer tijd heeft voor tekenwerk en het verbeteren van de showroom.

Een professionelere ervaring voor klanten

Ook richting klanten heeft de digitalisering een duidelijke impact.

Klanten kunnen digitaal opdrachten ondertekenen, waarna facturatie direct kan worden opgepakt. Tijdens dit proces kunnen ook aanvullende afspraken worden vastgelegd, zoals:

• toestemming voor het gebruik van foto’s;
• een onderhoudscontract;
• een verzoek om een review.

Dit zorgt voor een duidelijker proces en een professionelere klantbeleving.

Samen blijven verbeteren

Avalon is positief over de samenwerking met Blueprint. Vooral de korte lijnen en het feit dat feedback vanuit de praktijk wordt meegenomen in de verdere ontwikkeling worden gewaardeerd.

Tijdens de implementatie kwam ook een verbeterpunt naar voren: kleinere bedrijven kunnen soms extra ondersteuning gebruiken bij het voorbereiden en opschonen van bestaande klantgegevens. Deze feedback helpt Blueprint om de onboarding verder te verbeteren en klanten nog beter te begeleiden tijdens de overstap.

“Als je wilt digitaliseren, kies voor Blueprint”

Voor Hein van Avalon is de conclusie duidelijk:

“Als je wilt digitaliseren, kies voor Blueprint.”

Hein, Avalon – Exclusive Outdoor Solutions

De overstap heeft Avalon geholpen om processen overzichtelijker te maken, tijd vrij te spelen en de samenwerking binnen het bedrijf verder te verbeteren. Een mooi voorbeeld van hoe digitalisering niet alleen draait om software, maar vooral om slimmer werken.